Psikolog Randevu Programı: Seans, İptal ve Gizlilik Rehberi

Danışmanlık pratiğinde seans saati hem gelir hem de terapötik çerçevenin bir parçasıdır. Mesajlar üzerinden "yarın olur mu?", "bu hafta kaydırabilir miyiz?" pazarlığı yürütmek hem sınırları bulanıklaştırır hem de seans aralarını yazışmaya harcatır. Üstelik danışanla ilgili her bilgi, sıradan bir müşteri kaydından çok daha hassastır.

Psikolog randevu programı, bu yükü sade bir düzene bağlar: danışan uygun saati online seçer, hatırlatma otomatik gider, iptal ve erteleme önceden belirlediğiniz kurala göre işler. Siz de haftanızı seanslar, tampon süreler ve kapalı bloklarla tek takvimde görürsünüz.

Psikolog randevu sistemi kimler için uygun?

• Bireysel muayenehanede çalışan psikolog, psikolojik danışman ve terapistler
• Birden fazla terapistin aynı ofisi paylaştığı danışmanlık merkezleri
• Hem yüz yüze hem online seans yürüten uzmanlar
• Sekreter veya asistanla çalışan, randevu yönetimini devretmek isteyen klinikler

Bu yazıda özellikle seans düzeni, iptal kuralı ve gizlilik konularına odaklanıyoruz. Ürün tanıtımından önce şunu belirtelim: randevu programı klinik kayıt sisteminin yerini almaz; amacı takvimi, iletişimi ve operasyonu düzenlemektir.

Gizlilik ve KVKK: önce sınırları belirleyin

Psikolojik danışmanlık hizmeti alındığı bilgisi bile özel nitelikli kişisel veri olarak değerlendirilebilecek kadar hassastır. Bu nedenle randevu sistemini kurmadan önce şu soruları yanıtlayın:

• Hangi bilgiyi neden tutuyorum? Randevu için ad, telefon ve seans türü genellikle yeterlidir. Klinik değerlendirmeleri operasyonel randevu notlarına yazmayın.
• Kim neyi görebilir? Sekreter veya resepsiyon rolündeki kişinin takvimi görmesi gerekir; danışan notlarına erişmesi gerekmeyebilir. Rol bazlı yetkilerle personelin erişimini sınırlayabilirsiniz.
• SMS içeriği ne söylüyor? Hizmet adı onay ve hatırlatma mesajlarında görünebilir; bu yüzden hizmetlerinize ne ad verdiğinizi kontrol edin. "Psikoterapi seansı" yerine "görüşme" gibi nötr bir ifade, telefonu başkasının görmesi durumunda danışanı korur.
• Belgeler için onay alındı mı? Danışanın paylaştığı bir belgeyi müşteri kartına yüklerken KVKK onayının kaydını tutun. Kayıt ilişkisi bittiğinde danışan verisini anonimleştirme seçeneği, saklama politikanızı uygulamanıza yardımcı olur.

Bu konu, hukuki danışmanlık gerektiren ayrıntılar içerir. Genel çerçeve için KVKK uyumlu randevu sistemi yazısını okuyabilir, aydınlatma metniniz için bir hukukçudan görüş almanızı öneririz.

Seans süresi, tampon ve haftalık düzen

Pek çok terapist bireysel seansı 50 dakika olarak planlar; aradaki 10 dakika not almak, nefes almak ve bir sonraki danışana hazırlanmak içindir. Bu tamponu takvimde açıkça tanımlamazsanız online sayfa seansları arka arkaya dizer ve gün içinde hiç ara kalmaz.

Önerilen yapı:

• İlk görüşme: Genellikle düzenli seanstan uzun planlanır; ayrı bir hizmet olarak tanımlayın.
• Bireysel seans: Örneğin 50 dakika seans + 10 dakika tampon.
• Çift veya aile görüşmesi: Daha uzun süre ve farklı ücretle ayrı hizmet.
• Online seans: Yüz yüze seansla aynı süreye sahip olsa bile ayrı hizmet olarak açmak, danışanın neyi seçtiğini netleştirir.

Danışanların büyük kısmı haftalık sabit saatle gelir. Seans sonunda bir sonraki haftanın randevusunu oluşturmak, danışanın "kendi saatini" korur ve takviminizi öngörülebilir kılar. Seans paketi uyguluyorsanız kalan seans sayısını müşteri kartında izleyebilirsiniz; ayrıntı için paket ve seans takibi.

Kurulum: adım adım psikolog randevu programı

1. Seans türlerini tanımlayın. İlk görüşme, bireysel seans, çift seansı ve online seans gibi hizmetleri süre ve ücretleriyle girin. Ücreti danışana göre değişen durumlarda randevuya özel ücret girebilirsiniz.
2. Çalışma bloklarını netleştirin. Süpervizyon, yazışma ve öğle arası saatlerini takvimde kapalı tutun. İzin ve tatilleri önceden girin.
3. Slot aralığını seçin. Seanslarınızın saat başı mı, yarım saat aralıklarla mı başlayacağını belirleyin.
4. Online sayfayı sade tutun. Yeni danışanlar için yalnızca ilk görüşmeyi online açıp düzenli seansları kendiniz planlamak, yanlış hizmet seçimini önler.
5. Hatırlatma zamanını belirleyin. Onay mesajı ve 24 saat önce hatırlatma çoğu pratik için yeterlidir; isterseniz kısa bir 2 saat önce hatırlatma ekleyin. Şablonlar için randevu hatırlatma SMS rehberi.
6. İptal süresini ayarlayın. Danışanın "Randevularım" ekranından en geç kaç saat öncesine kadar iptal veya erteleme yapabileceğini belirleyin.
7. Bağlantıyı paylaşın. Web sitenize, Google İşletme Profili'ne ve Instagram biyografinize ekleyin.

Psikologlara özel ipuçları

İptal politikasını baştan konuşun

Son dakika iptalleri terapist için hem gelir kaybı hem de boş kalan bir saattir. İptal kuralınızı (örneğin 24 saat öncesine kadar ücretsiz iptal) ilk görüşmede sözlü olarak, onay mesajında ise yazılı olarak paylaşın. Sistemde belirlediğiniz süre dolduğunda danışan online olarak iptal edemez ve sizinle iletişime geçmesi gerekir. Geç iptal ücreti uygulayacaksanız bunu meslek etiği ve tüketici mevzuatı açısından değerlendirin. Daha fazlası için randevuya gelmeyen müşteri rehberine bakın.

Online ve yüz yüze seansları ayırın

Logitrix Appointment görüntülü görüşme altyapısı sunmaz; online seanslarınızı tercih ettiğiniz görüşme aracıyla yürütürsünüz. Randevu sistemi bu seansların takvimini, hatırlatmasını ve iptalini yönetir. Online seansı ayrı hizmet olarak tanımlamak, hangi görüşmenin nerede yapılacağını sizin ve danışanın açıkça görmesini sağlar.

Notlarda ölçülü olun

Müşteri kartındaki not ve etiket alanlarını operasyonel bilgiler için kullanın: tercih edilen gün, iletişim tercihi, paket durumu gibi. Sektöre özel alanlar tanımlayabilirsiniz; ancak klinik değerlendirmelerin nerede ve nasıl saklanacağına meslek kurallarınız ve hukuki danışmanınızla birlikte karar verin.

Mesajla saat pazarlığından çıkın

Instagram veya WhatsApp'tan gelen randevu sorularına kısa bir yanıtla bağlantıyı gönderin. Böylece yazışma uzamaz, tüm randevular tek takvimde toplanır.

Sık yapılan hatalar

• Seans arasına tampon koymayıp günü arka arkaya doldurmak
• Mesajla saat sabitleyip takvime işlememek
• İptal kuralını hiç duyurmamak veya yalnızca sorun çıkınca söylemek
• Hatırlatma SMS'inde hassas hizmet adını açıkça yazmak
• Sekreterin danışan notlarına gereğinden fazla erişmesine izin vermek
• Online sayfayı tüm seans türlerine açıp ilk görüşme ile düzenli seansı karıştırmak

Sık sorulan sorular

Psikolog randevu programı ne işe yarar?

Danışanın online randevu almasını, otomatik SMS hatırlatma gönderilmesini, iptal ve ertelemenin belirlediğiniz kurala göre yürümesini sağlar. Takviminizi, seans paketlerini ve ödemeleri tek yerden izlersiniz.

Psikolog randevu sisteminde danışan bilgileri güvende mi?

Rol bazlı yetkilerle kimin neyi göreceğini sınırlayabilir, belge yüklemelerinde KVKK onayını kaydedebilir ve gerektiğinde danışan verisini anonimleştirebilirsiniz. Hangi bilgiyi tutacağınız ise sizin veri politikanıza bağlıdır.

Haftalık sabit seanslar nasıl planlanır?

Seans sonunda danışanla bir sonraki haftanın saatini oluşturun. Danışan her seans öncesinde hatırlatma SMS'i alır ve gerekirse belirlediğiniz süreye kadar randevusunu erteleyebilir.

Online terapi seansları için kullanılabilir mi?

Evet, online seansların randevu, hatırlatma ve iptal yönetimi için kullanılabilir. Görüntülü görüşmenin kendisini ise tercih ettiğiniz ayrı bir araçla yaparsınız.

Psikolog randevu programı ücretli mi?

14 gün ücretsiz deneme vardır. Sonrasında aylık planlar Başlangıç 299 TL, Profesyonel 499 TL ve Premium 999 TL'dir. Başlangıç planı 2 personel ve 50 SMS, Profesyonel plan 10 personel ve 500 SMS içerir; seçim terapist sayınıza ve aylık hatırlatma ihtiyacınıza bağlıdır.

Sonuç

İyi kurulmuş bir psikolog randevu sistemi, terapötik çerçeveyi destekler: seans saatleri net, iptal kuralı baştan bilinir, hatırlatmalar otomatik gider ve danışan bilgisi yalnızca gereken kişilerle paylaşılır. Böylece seans araları yazışmaya değil, hazırlığa ayrılır.

Sektöre özel ayarlar için psikolog randevu sayfasına, genel çerçeve için randevu yazılımı sayfasına göz atabilirsiniz. Benzer bir danışmanlık akışı için diyetisyen randevu sistemi yazısı da fikir verir. Kendi seans türlerinizle denemek isterseniz ücretsiz hesap açarak 14 gün boyunca gerçek takviminizi deneyebilirsiniz.