Paket ve Seans Takibi: Kalan Seans ve Bakiye Nasıl Tutulur?

Paket satmak, işletmeye peşin gelir ve düzenli gelen müşteri sağlar. Sorun genellikle satıştan haftalar sonra başlar: müşteri "Benim 4 seansım kalmıştı" der, defterde 3 yazar, kasadaki not ise başka bir şey söyler. Paket ve seans takibi, satılan hakların, kullanılan seansların ve alınan ödemelerin aynı kayıtta tutulmasıdır. Doğru kurulduğunda "kaç seansım kaldı?" sorusu bir tartışma değil, müşteri kartına bakılarak verilen tek cümlelik bir cevap olur.

Bu yazıda paketin nasıl tanımlanacağını, randevuyla nasıl bağlanacağını, seansın ne zaman düşmesi gerektiğini ve ödeme tarafında nelere dikkat edileceğini anlatıyoruz.

Paket ve seans takibi kimler için kritik?

• Lazer epilasyon ve cilt bakımı: 6, 8 veya 10 seanslık paketler, seanslar arasında haftalar süren aralar.
• Pilates, yoga ve kişisel antrenörlük: Aylık veya 10–20 derslik paketler, sık ve düzenli randevular.
• Fizyoterapi ve seanslı tedaviler: Belirli sayıda seanstan oluşan tedavi planları.
• Diyetisyen ve danışmanlık: Kontrol görüşmelerini kapsayan paketler.
• Masaj ve spa: Hediye ya da üyelik amaçlı satılan seanslar.

Bu işletmelerde paket bilgisi randevudan ayrı tutulduğunda iki kayıt kısa sürede birbirinden kopar. Sektöre özel örnekler için lazer epilasyon randevu sistemi ve pilates stüdyosu randevu sistemi yazılarına bakabilirsiniz.

İyi bir seans takibinin dört parçası

1. Paket tanımı

Paket; hangi hizmeti kapsadığı, toplam seans sayısı ve fiyatıyla tanımlanır. "10 seans lazer, tüm bacak" gibi açık bir isim, hem personelin hem müşterinin neyi satın aldığını netleştirir. Geçerlilik süresi uyguluyorsanız bunu da satış anında yazılı hale getirin.

2. Kullanılan ve kalan seans

Müşteri kartında her paket için toplam, kullanılan ve kalan seans sayısı görünmelidir. Elle tutulan bir sayaçta "düştüm mü, düşmedim mi" belirsizliği hep vardır; seansın randevuya bağlı olarak düşmesi bu belirsizliği ortadan kaldırır.

3. Randevu bağlantısı

Randevu oluşturulurken müşterinin aktif paketi seçilir ve seans o pakete bağlanır. Böylece takvime bakan herkes bu randevunun paketten kullanıldığını görür; kasada ikinci kez ücret alınmaz.

4. Ödeme ve bakiye

Paketler çoğu zaman taksitli veya kısmi ödemeyle satılır. Pakete karşılık alınan her ödeme yöntemiyle (nakit, kart, havale) kaydedildiğinde müşterinin ne kadar ödediği ve ne kadar borcu kaldığı bakiyede görünür.

Logitrix Appointment'ta seans düşümü nasıl çalışır?

Seans takibinde en çok tartışma çıkan nokta, seansın ne zaman düşeceğidir. Logitrix Appointment'ta kural basittir:

• Paket seansı kullanılarak oluşturulan randevu "Tamamlandı" olarak işaretlendiğinde paketten bir seans düşer.
• Tamamlanmış bir randevu geri alınırsa veya silinirse düşülen seans pakete iade edilir.
• Bir paket, toplam seans sayısından fazla kullanılamaz. 10 seanslık bir paketin 11. seansı pakete bağlanamaz; bu durumda yeni paket satışı ya da tek seans ücreti gündeme gelir.

Bu yapı, seansın randevu alındığında değil, hizmet gerçekten verildiğinde düşmesini sağlar. Randevu iptal edilirse veya ertelenirse bakiye etkilenmez. Paket ve ödeme takibi Profesyonel ve Premium planlarda yer alır.

Adım adım kurulum

1. Paketleri tanımlayın. En çok sattığınız iki-üç paketle başlayın: hizmet, seans sayısı ve fiyat.
2. Mevcut müşterilerin açık paketlerini girin. Defterde veya Excel'de devam eden paketleri, kullanılmış seans sayısıyla birlikte aktarın. Bu adımı müşteriyle teyit ederek yapmak ileride çıkacak tartışmaları önler.
3. Satış anında paketi müşteriye atayın. Paketi sattığınız gün müşteri kartına ekleyin ve alınan ödemeyi yöntemiyle kaydedin.
4. Randevuyu pakete bağlayın. Takvimde randevu oluştururken müşterinin paketini seçin. Paketsiz girilen bir seans, bakiyede görünmeyen bir seans demektir.
5. Seans sonunda "Tamamlandı" yapın. Seansın düşmesi bu adıma bağlıdır. Bunu gün içinde, müşteri çıkarken yapmak en sağlıklısıdır.
6. Son seanslara yaklaşırken konuşun. Kalan seans sayısı bir veya ikiye indiğinde, sonraki seansta yenileme veya devam planını konuşmak için müşteri kartına not düşün.

Paket satarken müşteriye ne söylenmeli?

Tartışmaların çoğu satış anında söylenmeyen bir ayrıntıdan çıkar. Paketi satarken şu dört bilgiyi açıkça paylaşın ve mümkünse müşteri kartına not olarak da düşün:

• Paketin kapsadığı hizmet ve toplam seans sayısı.
• Geçerlilik süresi varsa son kullanım tarihi.
• Son dakika iptalinde ve gelinmeyen randevuda seansın ne olacağı.
• Ödeme planı: peşin mi, kaç taksitte, hangi yöntemle.

Bu bilgiler baştan netse müşteri sonradan sürprizle karşılaşmaz, personel de her seferinde kendi yorumunu yapmak zorunda kalmaz.

Sık tartışmalar ve nasıl önlenir?

"Kaç seansım kaldı?"

Cevap müşteri kartında hazır olmalıdır. Daha da iyisi, müşterinin hangi tarihlerde geldiğini de gösterebilmektir. Randevuların listesi ve kalan sayı yan yana durduğunda tartışma kendiliğinden biter.

Gelmeyen müşterinin seansı yanar mı?

Bu bir yazılım kararı değil, işletme politikasıdır. Bazı işletmeler son dakika iptalde veya hiç gelmemede seansı düşer, bazıları düşmez. Hangisini seçerseniz seçin, kuralı paket satışında yazılı olarak paylaşın ve herkese aynı uygulayın; aksi halde aynı durumda bir müşterinin seansı düşüp diğerininki düşmez. Gelmeme sorununun kendisini azaltmak için randevuya gelmeyen müşteri yazısına bakabilirsiniz.

"Ödememi tamamlamıştım"

Kısmi ödemelerde her tahsilat tarih ve yöntemle kaydedilmezse en sık yaşanan anlaşmazlık budur. Günlük kasa raporu ile müşteri bakiyesi aynı kayıtlardan beslendiğinde sorunun cevabı tek ekranda görünür.

Yanlışlıkla tamamlanan randevu

Yanlış müşteriye "Tamamlandı" verildiyse randevuyu geri almanız yeterlidir; düşen seans pakete iade edilir. Elle tutulan sayaçlarda bu tür düzeltmeler genellikle unutulur.

Sık yapılan hatalar

• Bakiyeyi ayrı bir Excel'de tutmak: Randevu ile sayaç zamanla uyuşmaz hale gelir.
• Paket seansını tek seans gibi yazmak: Hem bakiye yanlış görünür hem de kasada çift ücret riski doğar.
• Durumları gün sonuna bırakmak: "Tamamlandı" işaretlenmeyen randevular seans düşmediği için kalan sayıyı olduğundan yüksek gösterir.
• İptal ve gelmeme kuralını yazmamak: Her personelin farklı uygulaması, müşteri gözünde adaletsizlik demektir.
• Paket bitince takip randevusu almamak: Son seansta bir sonraki adımı konuşmamak, düzenli müşteriyi kaybetmenin en kolay yoludur.

Sık sorulan sorular

Seans, randevu alındığında mı düşer?

Hayır. Logitrix Appointment'ta seans, randevu "Tamamlandı" olarak işaretlendiğinde düşer. İptal edilen veya ertelenen randevular bakiyeyi etkilemez.

Tamamlanmış randevuyu silersem seans geri gelir mi?

Evet. Tamamlanmış bir randevu geri alındığında veya silindiğinde düşülen seans pakete iade edilir.

Bir pakete toplam seanstan fazla randevu bağlanabilir mi?

Hayır. Paket, tanımlı toplam seans sayısını aşamaz. Hakkı biten müşteri için yeni paket satışı yapılır ya da randevu normal ücretle girilir.

Paket ücretini taksitle alıyorum, bunu takip edebilir miyim?

Evet. Pakete karşılık alınan her ödeme nakit, kart veya havale olarak kaydedilir; kalan tutar müşteri bakiyesinde izlenir. Online ödeme alma özelliği yoktur, tahsilatlar işletmede yapılıp sisteme kaydedilir.

Müşteriye kalan seans sayısını nasıl iletirim?

En pratik yol, seans sonunda müşteri kartına bakıp sözlü olarak söylemektir. Son iki seansa yaklaşıldığında bunu yenileme konuşmasıyla birleştirmek hem bilgilendirir hem de devamlılığı sağlar.

Sonuç

Paket ve seans takibi, işletmenin sattığı hakları ve müşterinin güvenini birlikte korur. Paket tanımı, randevu bağlantısı, "Tamamlandı" ile düşen seans ve kayıtlı ödemeler aynı sistemde olduğunda bakiye kendiliğinden doğru kalır. Takibin genel çerçevesi için randevu takip programı yazısını, ürün tarafını görmek için randevu programı sayfasını inceleyebilirsiniz. Sektör özelinde lazer epilasyon, pilates ve fizyoterapi sayfaları da paket akışını örnekliyor.

Kendi paketlerinizle denemek isterseniz Logitrix Appointment'a ücretsiz kayıt olarak 14 günlük denemeyi başlatabilir, bir paketi tanımlayıp ilk seansı randevuya bağlayarak süreci baştan sona görebilirsiniz.