Fizyoterapi Randevu Sistemi: Seans Serisi ve Terapist Planı

Fizyoterapide tek bir randevu nadiren tek başına anlam taşır. Hasta değerlendirmeye gelir, ardından 10, 15 veya 20 seanslık bir tedavi serisi başlar; bazı dönemlerde her gün, bazı dönemlerde haftada iki üç kez gelir. Seri boyunca saat değişiklikleri, iş nedeniyle kaydırılan seanslar ve "kaçıncı seanstayım?" soruları terapistin ve resepsiyonun gününü böler.

Fizyoterapi randevu sistemi, bu seriyi baştan sona görünür kılar. Seanslar terapist bazında takvime yerleşir, hasta her seanstan önce hatırlatma alır, paket bakiyesi müşteri kartında güncel kalır. Böylece tedavi programı kâğıttaki bir listeye değil, tüm ekibin gördüğü tek takvime dayanır.

Fizyoterapi randevu sistemi kimler için uygun?

• Bağımsız çalışan fizyoterapistler ve küçük muayenehaneler
• Birden fazla terapistin çalıştığı fizik tedavi ve rehabilitasyon merkezleri
• Spor yaralanmaları, manuel terapi veya klinik pilates odaklı stüdyolar
• Hastaların büyük bölümü doktor sevkiyle gelen klinikler

Bu yazıda özellikle seans serileri, terapist planı ve belge takibine odaklanıyoruz. Randevu sistemi bir klinik kayıt yazılımı değildir; tedavi protokollerinizi ve klinik notlarınızı meslek kurallarınıza uygun ortamda tutmaya devam edersiniz. Ayrıca sistemin kurumsal sağlık veya sigorta sistemleriyle entegrasyonu yoktur; ödeme ve provizyon süreçlerini mevcut yönteminizle yürütürsünüz.

Seans serilerini baştan planlayın

Fizyoterapide uyumu en çok etkileyen şeylerden biri seanslar arasındaki boşluktur. Hasta "her seferinde yeniden arayıp saat alacağım" düşüncesiyle ayrıldığında araya bir hafta girer, sonra iki hafta. Bu yüzden değerlendirme sonrasında serinin ilk bölümünü, mümkünse tamamını takvime işlemek en sağlıklı yaklaşımdır.

Sistem randevuları otomatik olarak tekrarlamaz; seriyi oluştururken her seansı takvime ekleyin. Çoğu hasta haftanın aynı günlerinde aynı saati tercih ettiği için bu işlem birkaç dakika sürer ve sonrasında hem hasta hem terapist önümüzdeki haftaları net görür. Hasta bir seansı kaydırmak isterse "Randevularım" ekranından, belirlediğiniz süreye kadar başka bir saate erteleyebilir.

Her gün gelen hastalar

Akut dönemde her gün gelen hastalarda en çok sorun çıkaran şey hatırlatma sayısıdır. Her randevu için seçtiğiniz hatırlatmalar gönderilir ve her SMS aylık kotanızdan düşer. Günlük seanslarda yalnızca 2 saat önce tek bir hatırlatma çoğu zaman yeterlidir; böylece hasta mesaj yağmuruna tutulmaz, kotanız da gereksiz yere harcanmaz.

Kurulum: adım adım fizyoterapi randevu sistemi

1. Hizmetleri ayrıştırın. Değerlendirme seansı, fizik tedavi seansı, manuel terapi ve egzersiz programı gibi hizmetleri ayrı süre ve fiyatlarla girin. Değerlendirme genellikle tedavi seansından uzun planlanır.
2. Terapistleri ve çalışma saatlerini tanımlayın. Her terapistin çalışma günlerini, molasını ve izinlerini girin. Manuel terapi gibi belirli işlemleri yalnızca o konuda çalışan terapistlerle eşleştirin.
3. Slot aralığını seçin. 45 dakikalık seanslarla çalışıyorsanız 15 dakikalık aralık, seansları arka arkaya veya arada kısa bir hazırlık payıyla dizmenizi kolaylaştırır.
4. Paketleri oluşturun. 10 veya 20 seanslık paketleri tanımlayıp hastanın kartına atayın; her seansta kalan hak güncellenir.
5. Online sayfayı değerlendirmeye açın. Yeni hastalar online sayfadan değerlendirme randevusu alsın; tedavi seanslarını değerlendirme sonrası terapist planlasın.
6. Hatırlatma ve iptal kuralını ayarlayın. Seri hastaları için kısa ve tek hatırlatma, yeni hastalar için 24 saat önce hatırlatma iyi bir başlangıçtır. İptal ve erteleme için son saati belirleyin.
7. Rolleri belirleyin. Resepsiyon tüm takvimi yönetirken terapistler mobil uygulamadan kendi günlerini görebilir.

Fizyoterapi kliniklerine özel ipuçları

Terapist takvimini dengeleyin

Bazı terapistlerin takvimi haftalar öncesinden dolarken diğerleri boş kalabilir. Gün görünümünde terapistleri yan yana sütunlarda görmek bu dengesizliği erkenden fark etmenizi sağlar. Masaüstünde bir seansı sürükleyip başka bir terapiste veya saate taşıyabilirsiniz. Ekip planlaması için personel takvimi nasıl yönetilir yazısına göz atın.

Doktor sevk belgelerini onayla saklayın

Hastanın getirdiği doktor raporu veya sevk belgesi, terapistin hazırlığı için önemlidir. Bu belgeleri müşteri kartına yükleyebilir, yükleme sırasında hastanın KVKK onayını kayıt altına alabilirsiniz. Fizyoterapist şablonunda "Tanı" alanı da bulunur; buraya yalnızca planlama için gerekli kısa bilgiyi yazmak yeterlidir. Hizmet adları SMS'te görünebildiği için hassas bir tedavi adını mesaja taşımamak adına "Tedavi seansı" gibi nötr adlar tercih edin. Genel çerçeve için KVKK uyumlu randevu sistemi yazısını okuyabilirsiniz.

Paket bakiyesini görünür tutun

"Kaç seansım kaldı?" sorusu fizyoterapide her gün sorulur. Paket ve seans takibiyle kalan hakkı müşteri kartında görür, ödemeleri nakit, kart veya havale olarak işler, gün sonunda kasa raporunu alırsınız. Ayrıntı için paket ve seans takibi rehberine bakın.

Kaçırılan seansı hemen yeniden planlayın

Seri içinde kaçırılan bir seans, tedavi takvimini kaydırır. Gelmeyen hastayı aynı gün arayıp yeni bir saat önermek ve tekrarlayan durumları kartta etiketlemek, uyumu korumanın en basit yoludur. Daha geniş bir bakış için randevuya gelmeyen müşteri rehberini okuyun.

Seri sonunu ve yeniden değerlendirmeyi planlayın

Seri bittiğinde hastanın durumu yeniden değerlendirilir; bazı hastalar yeni bir seriye, bazıları ise ev programıyla takibe geçer. Son seansın sonunda kontrol veya yeniden değerlendirme randevusunu takvime eklemek, hastanın süreçten sessizce çıkmasını önler. Seriyi tamamlayan ve yeni seri başlatmayan hastaları müşteri kartında etiketlemek de birkaç hafta sonra nazik bir hatırlatma araması için iyi bir liste oluşturur. Takvimin haftalık ve aylık görünümü ile raporlar, hangi dönemlerde ek terapist saatine ihtiyaç duyduğunuzu fark etmenize yardımcı olur.

Sık yapılan hatalar

• Değerlendirme ile tedavi seansını aynı süreyle tanımlamak
• Seriyi takvime işlemeden hastayı "haftaya arayın" diyerek göndermek
• Günlük gelen hastaya her seans için birden fazla hatırlatma göndermek
• Paket bakiyesini kâğıt kartta tutmak
• Sevk belgesini mesajla alıp onay kaydı olmadan saklamak
• Terapist izinlerini girmeden seri planlamak

Sık sorulan sorular

Fizyoterapi randevu sistemi ne işe yarar?

Terapist bazlı takvim, online randevu, otomatik SMS hatırlatma, paket seans takibi ve hasta kartını tek panelde toplar. Seans serileri tüm ekip tarafından görünür olur.

Fizik tedavi seansları için paket takibi yapılabilir mi?

Evet. 10 veya 20 seanslık paketleri tanımlayıp hastaya atarsınız; her seansta kalan hak güncellenir, ödemeler yöntem bazında kaydedilir. Bu özellik Profesyonel plan ve üzerinde yer alır.

Hastalar fizyoterapi randevusunu online alabilir mi?

Evet. Hasta size özel bağlantıdan hizmeti, terapisti ve saati seçer, telefonunu SMS koduyla doğrular. Yeni hastalar için yalnızca değerlendirme seansını online açmanızı öneririz.

Doktor raporu sisteme yüklenebilir mi?

Belgeleri müşteri kartına yükleyebilir ve hastanın KVKK onayını kayıt altına alabilirsiniz. Belge saklama alanı Profesyonel planda 5 GB'tır.

Fizyoterapi randevu programı ne kadar?

14 gün ücretsiz deneme vardır. Aylık planlar Başlangıç 299 TL (2 personel, 50 SMS), Profesyonel 499 TL (10 personel, 500 SMS) ve Premium 999 TL'dir (sınırsız personel ve SMS). Seri hastası çok olan klinikler SMS ihtiyacını hesaba katarak plan seçmelidir.

Sonuç

Fizyoterapide başarı büyük ölçüde seansların düzenli devam etmesine bağlıdır. Seriyi değerlendirme sonrasında baştan planlamak, terapist takvimini dengeli tutmak, paket bakiyesini şeffaf göstermek ve belgeleri onayla saklamak bu düzenin temelidir.

Sektöre özel ayarlar için fizyoterapist randevu sayfasına, genel çerçeve için randevu sistemi sayfasına göz atabilirsiniz. Klinik pilates da sunuyorsanız pilates stüdyosu randevu sistemi yazısı işinize yarar. Kendi terapist ve seans yapınızla denemek isterseniz ücretsiz hesap açarak 14 gün boyunca gerçek takviminizi kurabilirsiniz.