Pilates Randevu Programı: Özel Ders ve Paket Rehberi

Pilates stüdyosunda gün, eğitmenlerin saatleri ve reformer sayısıyla sınırlıdır. Özel ders alan bir üye haftada iki kez gelir, paketinin kaç dersi kaldığını sorar, son dakikada saat değiştirmek ister. Bunlar WhatsApp mesajları ve bir defter üzerinden yürüdüğünde eğitmen ders arasında telefona bakmak zorunda kalır, paket bakiyesi de zamanla tartışma konusuna dönüşür.

Pilates randevu programı, eğitmen takvimini, ders sürelerini, paket bakiyesini ve hatırlatmaları tek panelde toplar. Üye uygun saati online seçer; siz de hangi eğitmenin hangi saatte dolu olduğunu ve kimin paketinin bitmek üzere olduğunu görürsünüz.

Önce netleştirelim: hangi ders tipine uygun?

Logitrix Appointment'ta her randevu bir eğitmenin takviminde bir zaman dilimini ve bir müşteriyi kapsar; aynı eğitmene aynı saatte ikinci randevu verilmez. Bu yapı en iyi şu ders tiplerine uyar:

• Birebir (private) reformer dersleri: Sistemin en doğal kullanım alanı
• Düet dersler: Randevu bir üye adına oluşturulur, ikinci kişi randevu notunda belirtilir
• Deneme dersi ve ön değerlendirme görüşmeleri: Kısa, birebir randevular
• Klinik pilates benzeri birebir çalışmalar: Eğitmenin tek kişiyle ilgilendiği seanslar

Kalabalık grup mat derslerinde kontenjanlı çoklu katılımcı kaydı veya bekleme listesi sunmuyoruz. Grup dersi de veren stüdyolar, grup üyeliklerini paket olarak müşteri kartında takip edebilir; ancak online randevu sayfası birebir ve düet derslerde çok daha verimli çalışır. Bu ayrımı baştan bilmek, beklentiyi doğru kurmanızı sağlar.

Pilates randevu programı kimler için uygun?

• Ağırlıklı olarak birebir reformer dersi veren butik stüdyolar
• Birden fazla eğitmenle çalışan ve eğitmen başına takvim tutan stüdyolar
• Kendi stüdyosu olmadan farklı noktalarda özel ders veren bağımsız eğitmenler
• Grup derslerinin yanında özel ders bölümünü düzenlemek isteyen stüdyolar

Bu stüdyoların ortak sorunu, aynı üyeyle haftalarca süren bir ilişkinin küçük ayrıntılarla yönetilmesidir: hangi gün geldiği, hangi eğitmeni tercih ettiği, paketinin ne zaman bittiği ve son dersinde neye odaklanıldığı. Bu bilgiler tek bir müşteri kartında toplandığında, eğitmen değişse bile üye aynı özeni görür ve stüdyo sahibi kimin ara verdiğini zamanında fark eder.

Kurulum: adım adım pilates randevu programı

1. Ders türlerini ayrı hizmetler olarak tanımlayın. Örneğin "Reformer özel ders 50 dk", "Düet reformer 50 dk", "Deneme dersi 30 dk". Her hizmete süre ve fiyat girin. Dersler arasında aleti hazırlamak için birkaç dakika gerekiyorsa bunu süreye ekleyin.
2. Eğitmenleri ve çalışma saatlerini girin. Her eğitmenin hangi günler, hangi saatlerde ders verdiğini, molalarını ve izinlerini tanımlayın. Eğitmenleri verdikleri derslerle eşleştirin; düet dersi vermeyen bir eğitmene bu hizmet açılmaz.
3. Slot aralığını seçin. Derslerinizin saat başı mı, yarım saatte bir mi başladığına göre takvim aralığını ayarlayın. Bu, takvimde dağınık başlangıç saatlerini önler.
4. Paketleri tanımlayın. 8 ve 12 derslik paketleri satış anında üyenin kartına işleyin. Kullanılan ve kalan ders sayısı ile paketin geçerlilik tarihi kartta görünür. Ayrıntılar için paket ve seans takibi.
5. Hatırlatma SMS'lerini açın. Onay mesajını ve dersten önceki hatırlatmayı seçin. Sabah erken dersler için önceki akşam giden 24 saat öncesi hatırlatma, gün içi dersler için 2 veya 4 saat öncesi hatırlatma iyi çalışır. Bkz. randevu hatırlatma SMS rehberi.
6. İptal süresini belirleyin. Üyenin "Randevularım" ekranından dersini en geç ne zamana kadar iptal veya erteleyebileceğini seçin. Bu süreden sonra değişiklik için stüdyoya ulaşması gerekir.
7. Bağlantıyı paylaşın. Randevu bağlantınızı Instagram biyografisine ve WhatsApp profiline ekleyin. WhatsApp'tan gelen sorulara bağlantıyla yanıt vermek için WhatsApp ile randevu alma yazısına göz atın.

Pilates stüdyolarına özel ipuçları

Eğitmen takvimini gerçek tutun

Eğitmenin izinleri, dışarıdaki dersleri ve öğle arası takvime girilmezse online sayfa o saatleri boş gösterir. Eğitmen değişikliği olduğunda gün görünümünde dersleri sürükleyip başka bir eğitmene taşıyabilir, üyeye değişiklik SMS'inin gitmesini sağlayabilirsiniz. Eğitmenler mobil uygulamadan kendi programlarını görebilir.

Sabit saat alışkanlığını destekleyin

Özel ders alan üyelerin çoğu her hafta aynı gün ve saatte gelmek ister. Sistem tekrarlayan randevuları otomatik oluşturmaz; bu yüzden en pratik yöntem, ders bitiminde üyenin önümüzdeki haftalardaki derslerini birlikte oluşturmaktır. Böylece hem üyenin saati güvenceye alınır hem de siz önümüzdeki haftaların doluluğunu görürsünüz.

Deneme dersini ayrı tutun

Deneme dersini ayrı bir hizmet olarak tanımlamak, deneme derslerini raporlarda diğer derslerden ayrı görmenizi ve kimin pakete geçtiğini müşteri kartından izlemenizi sağlar. Deneme dersi sonrasında üyenin hedeflerini ve varsa eğitmenin dikkat etmesi gereken genel notları müşteri kartına yazın. Sağlıkla ilgili hassas bilgileri yalnızca gerektiği ölçüde ve onayla kaydedin.

Paket bitişini önceden konuşun

Kalan iki ders kala üyeye yeni paketi hatırlatmak, ara verilmesini önler. Paket ödemelerini nakit, kart veya havale olarak işlemek ve günlük kasa raporuna bakmak tahsilatı netleştirir.

Üyenin gördüğü akışı sade tutun

Online randevu sayfasında üye önce dersi, sonra eğitmeni, ardından uygun saati seçer ve telefonunu SMS koduyla doğrular. Hizmet adlarını üyenin anlayacağı dille yazın: "Reformer özel ders" gibi açık bir ad, iç kullanımdaki kısaltmalardan daha anlaşılırdır. Eğitmen tercihi olmayan üyeler için gün içinde boş saati olan eğitmenler görünür; böylece yoğun bir eğitmenin takvimi tek başına darboğaz olmaz.

Kişisel antrenörle aynı mekânı paylaşıyorsanız

Aynı alanda personal trainer seansları da yapılıyorsa iki takvimi ayrı personel olarak aynı panelde yönetmek çakışmaları önler. Bkz. personal trainer randevu sistemi.

Sık yapılan hatalar

• Grup dersi kontenjanını birebir randevu mantığıyla yönetmeye çalışmak
• Eğitmen izinlerini takvime girmemek
• Paket bakiyesini ayrı bir dosyada tutmak
• İptal süresini belirlememek veya üyeye duyurmamak
• Online randevuyu açıp hatırlatmayı kapalı bırakmak

Sık sorulan sorular

Grup derslerine kontenjanlı kayıt alınabilir mi?

Hayır. Sistem her eğitmen için aynı saatte tek müşteri randevusu tutar; çoklu katılımcılı ders kaydı ve bekleme listesi yoktur. Grup üyeliklerini paket olarak takip edebilirsiniz, ancak online randevu birebir ve düet derslerde en verimli sonucu verir.

8 veya 12 derslik paketleri nasıl takip ederim?

Paket satışını üyenin kartına işlediğinizde kullanılan ve kalan ders sayısı ile geçerlilik tarihi görünür. Paket ve ödeme takibi Profesyonel ve Premium planlarda yer alır.

Üye dersini kendisi iptal edebilir mi?

Evet. Üye "Randevularım" ekranından dersini belirlediğiniz süreye kadar iptal edebilir veya başka bir saate erteleyebilir.

Kaç eğitmen için hangi plan uygun?

Başlangıç planı (299 TL) 2 personel, Profesyonel plan (499 TL) 10 personel içerir; Premium (999 TL) sınırsızdır. Tüm planları 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz. Eğitmen sayınız ve paket takibi ihtiyacınız plan seçimini belirler.

Sonuç

Pilates stüdyosunda iyi bir randevu düzeni; doğru tanımlanmış ders türleri, güncel eğitmen takvimi, şeffaf paket bakiyesi ve net iptal kuralı üzerine kurulur. Özellikle birebir reformer dersleri ağırlıklı çalışıyorsanız mesaj trafiği belirgin biçimde sadeleşir.

Sektöre özel ayarlar için pilates stüdyosu ve benzer yapıdaki yoga stüdyosu sayfalarına, genel çerçeve için online randevu sistemi sayfasına göz atabilirsiniz. Hazır olduğunuzda ücretsiz hesap açarak kendi ders ve eğitmen listenizle 14 gün deneyin.