Personal Trainer Randevu Sistemi: PT Seans ve Paket Takibi
Kişisel antrenörler için birebir seans planlama, 8 ve 12 seanslık paket takibi, farklı salon veya konumlar, iptal kuralı ve müşteri kartında gelişim notları rehberi.
Personal trainer olarak geliriniz, takviminizdeki dolu seans sayısına bağlıdır. Ancak günün bir bölümü antrenmanla değil mesajlaşmayla geçer: "Yarın 7'de müsait misin?", "Bu hafta perşembe olmaz, cumaya alalım mı?", "Paketimde kaç ders kaldı?". Bu sorular antrenman sırasında telefona bakmanıza, akşamları da takvimi yeniden düzenlemenize yol açar.
Personal trainer randevu sistemi, müsait saatlerinizi tek bir bağlantıda gösterir. Danışanınız seansını online alır, telefonunu SMS koduyla doğrular; paket bakiyesi, hatırlatmalar ve iptal kuralı sizin yerinize çalışır. Siz de seans sırasında danışanınıza odaklanırsınız.
Personal trainer randevu sistemi kimler için uygun?
- Bir spor salonunda serbest çalışan bağımsız antrenörler
- Kendi küçük stüdyosunu işleten ve birkaç antrenörle çalışan PT stüdyoları
- Farklı salonlarda, açık alanda veya danışanın adresinde seans veren antrenörler
- Yüz yüze seansların yanında online koçluk görüşmeleri yapan antrenörler
Bu yapı birebir çalışmaya göre kurgulanmıştır: her randevu bir antrenörün takviminde bir zaman dilimini ve bir danışanı kapsar. Kalabalık grup derslerinden çok PT seanslarına uygundur.
Bağımsız çalışan bir antrenör için randevu sistemi aynı zamanda profesyonel bir görüntü demektir. Danışan, mesajla saat pazarlığı yapmak yerine net bir bağlantıdan seansını alır, onay mesajını ve hatırlatmayı düzenli olarak alır. Bu düzen, özellikle yeni danışanlarda "işini ciddiye alan antrenör" algısını güçlendirir ve sizi akşamları takvim düzenlemekten kurtarır.
Kurulum: adım adım personal trainer randevu sistemi
- Seans türlerini tanımlayın. Örneğin "Ücretsiz ön görüşme 30 dk", "PT seansı 60 dk", "Online koçluk görüşmesi 30 dk". Her hizmete süre ve fiyat girin. Özel indirimli bir seansta randevuya özel fiyat girebilirsiniz.
- Çalışma saatlerinizi gerçekçi girin. Sabah erken ve akşam saatleri PT için en yoğun zamanlardır. Sadece gerçekten çalışabileceğiniz blokları açın, molalarınızı ve izinlerinizi takvime işleyin.
- Slot aralığını seçin. Seanslarınız saat başı başlıyorsa 60, yarım saatlik esneklik istiyorsanız 30 dakikalık aralık seçin.
- Paketleri tanımlayın. 8 veya 12 seanslık paketleri satışta danışanın kartına işleyin. Kullanılan ve kalan seans sayısı ile geçerlilik tarihi kartta görünür. Ayrıntılar için paket ve seans takibi.
- Hatırlatma SMS'lerini açın. Sabah erken seanslar için önceki akşam 24 saat öncesi hatırlatma, gün içi seanslar için 2 saat öncesi hatırlatma iyi çalışır. Mesajda salonun adresi ve Google Haritalar bağlantısı yer alır.
- İptal süresini belirleyin. Danışanın "Randevularım" ekranından seansını en geç ne zamana kadar iptal veya erteleyebileceğini seçin.
- Bağlantıyı paylaşın. Instagram biyografinize ve WhatsApp profilinize ekleyin. Mesajla gelen saat sorularını bağlantıyla yanıtlamak için WhatsApp ile randevu alma yazısına göz atın.
Personal trainer'lara özel ipuçları
Salon ve konum bilgisini netleştirin
Birden fazla salonda çalışıyorsanız danışanın hangi gün nerede buluşacağınızı bilmesi gerekir. Danışanın genellikle çalıştığı salonu müşteri kartına not veya özel alan olarak ekleyin; özel bir buluşma noktası varsa randevu notuna yazın. Salonlar arasında geçiş yapacağınız günlerde, seansların arasına yol süresi kadar boşluk bırakmak için o saat aralığını çalışma saatinizden çıkarın. Böylece online sayfa, yetişemeyeceğiniz bir saati açık göstermez.
İptal süresini baştan konuşun
PT işinde en büyük kayıp, son dakikada iptal edilen sabah seansıdır; o saat genellikle başka biriyle doldurulamaz. İptal süresini (örneğin 12 veya 24 saat) ilk görüşmede açıkça anlatın ve sistemde aynı süreyi ayarlayın. Süre geçtikten sonra danışan randevusunu kendisi değiştiremez ve size ulaşması gerekir. Geç iptal edilen seansın paketten düşüp düşmeyeceği sizin kuralınızdır; kuralı yazılı paylaşmak tartışmayı önler. Daha fazlası için randevuya gelmeyen müşteri rehberine bakın.
Gelişim notlarını müşteri kartında tutun
Hangi hareketlerde ilerleme olduğu, kullanılan ağırlıklar, danışanın hedefi ve dikkat edilmesi gereken genel noktalar her seansta yeniden hatırlanmamalıdır. Müşteri kartındaki notlar, etiketler ve özel alanlar, geçmiş seanslarla birlikte danışanın gelişimini tek ekranda gösterir. Ölçüm takip formunu veya danışanın paylaştığı bir belgeyi KVKK onayıyla karta yükleyebilirsiniz. Sağlıkla ilgili bilgileri yalnızca gerektiği ölçüde kaydedin; tıbbi değerlendirme gerektiren durumlarda danışanı ilgili uzmana yönlendirin.
Online koçluk görüşmelerini ayrı hizmet yapın
Yüz yüze seansların yanında program değerlendirmesi veya beslenme düzeni hakkında görüntülü görüşmeler yapıyorsanız bunları ayrı, daha kısa bir hizmet olarak tanımlayın. Böylece danışan hangi tür randevu aldığını bilir, siz de gün içindeki boşlukları bu kısa görüşmelerle doldurabilirsiniz. Görüşme bağlantısını danışanla nasıl paylaşacağınızı randevu notunda belirtin. Beslenmeyle ilgili ayrıntılı planlama bir diyetisyenin alanına giriyorsa danışanı yönlendirmeyi unutmayın.
Haftalık düzeni seans sonunda kurun
Danışanların çoğu haftada iki veya üç kez, benzer saatlerde gelir. Sistem tekrarlayan randevuları otomatik oluşturmaz; en pratik yöntem, seans bitiminde önümüzdeki haftaların seanslarını danışanla birlikte oluşturmaktır. Böylece danışan saatini güvenceye alır, siz de doluluğunuzu önceden görürsünüz.
Paket bitişini fırsata çevirin
Kalan iki seans kala yeni paketi konuşmak, danışanın ara vermesini önler. Ödemeleri nakit, kart veya havale olarak karta işlemek, kimin ne kadar ödediğini ve kalan bakiyeyi netleştirir.
Stüdyo ve ekip olarak çalışıyorsanız
Birkaç antrenörlü bir stüdyoda her antrenör ayrı personel olarak tanımlanır; gün görünümünde antrenörler sütunlar halinde görünür. Antrenörler kendi programlarını mobil uygulamadan izler, resepsiyon rolü randevuları yönetir. Aynı alanda pilates özel dersleri de veriliyorsa pilates randevu programı yazısı ortak planlamaya yardımcı olur.
Sık yapılan hatalar
- Mesajla anlaşılan seansı takvime işlemeyi unutmak
- Paket bakiyesini akılda veya not uygulamasında tutmak
- İptal kuralını danışana söylemeden uygulamaya çalışmak
- Salonlar arası yol süresini takvime yansıtmamak
- Online randevuyu açıp hatırlatma SMS'ini kapalı bırakmak
Sık sorulan sorular
Danışan PT seansını kendisi alabilir mi?
Evet. Danışan bağlantınızdan seans türünü ve saati seçer, telefonunu SMS koduyla doğrular. Bağlantı 7/24 açıktır ve yalnızca müsait olduğunuz saatleri gösterir.
Paketimdeki kalan seansları danışan görebilir mi?
Kalan seans ve geçerlilik tarihi müşteri kartında sizin tarafınızda görünür; danışan sorduğunda tek bakışta yanıt verebilirsiniz. Paket ve ödeme takibi Profesyonel ve Premium planlarda yer alır.
Danışanın online ödeme yapması mümkün mü?
Hayır, danışanlar randevu sırasında online ödeme yapmaz. Ödemeyi seans veya paket satışında nakit, kart ya da havale olarak alıp sisteme işlersiniz.
Tek başıma çalışıyorum, hangi plan uygun?
Başlangıç planı (299 TL/ay) 2 personel ve aylık 50 SMS içerir; bağımsız antrenörler için çoğu zaman yeterli bir başlangıçtır. Paket takibine ihtiyacınız varsa Profesyonel plan (499 TL/ay) uygundur. Tüm planları 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz. Aylık seans sayınıza göre SMS kotasını da hesaba katın.
Sonuç
Personal trainer olarak iyi bir randevu düzeni; gerçekçi çalışma blokları, net iptal kuralı, şeffaf paket bakiyesi ve danışanın gelişimini gösteren notlar üzerine kurulur. Bu temel oturduğunda mesajlaşmaya harcanan zaman azalır, seanslarınıza daha fazla odaklanırsınız.
Sektöre özel ayarlar için personal trainer sayfasına, genel çerçeve için online randevu sistemi sayfasına göz atabilirsiniz. Hazır olduğunuzda ücretsiz hesap açarak kendi seans ve paket yapınızla 14 gün deneyin.
