Kuaför Randevu Sistemi ve Yazılımı: Pratik Kurulum Rehberi

Kuaför salonunda randevu telefona bağlı kaldığında gün iki işe bölünür: müşteriye hizmet vermek ve "hangi usta, hangi saatte boş?" sorusunu yanıtlamak. Boya yapan bir usta elindeki işi bırakıp telefona baktığında hem hizmet aksar hem de yanlış saat yazma ihtimali artar. Kuaför randevu sistemi bu ikinci işi dijitalleştirir: müşteri online randevu alır, siz takvimi ve hatırlatmaları tek yerden yönetirsiniz.

Bu rehber, kuaför randevu yazılımını salonunuza nasıl uyarlayacağınızı anlatıyor: usta bazlı takvim, boya ve fön gibi süresi çok farklı hizmetler, kapıdan gelen müşteriler ve hatırlatma mesajları.

Kuaför randevu yazılımı kimler için uygun?

• Tek ustalı küçük salonlar: Telefona bakamadığınız saatlerde müşteri yine de randevu alabilir.
• Birden fazla koltuklu salonlar: Her ustanın takvimi ayrı görünür, çakışma azalır.
• Kadın ve erkek kuaförleri: Kesim, renk, bakım ve fön gibi farklı hizmetler aynı takvimde planlanır.
• Yoğun hafta sonu yaşayan salonlar: Cumartesi gibi günlerde müşterinin uygun saati kendi görmesi, telefon trafiğini hafifletir.

Erkek kuaförü veya berberseniz berber randevu sistemi yazısı kısa süreli ve sık tekrar eden hizmetlere daha uygun öneriler içerir.

Kuaför salonunda online randevu nasıl çalışır?

Her salonun kendine ait bir randevu linki olur. Müşteri bu linke tıklayarak önce hizmeti, ardından ustayı ve uygun saati seçer. Telefon numarası SMS ile gelen kodla doğrulanır; böylece yanlış numarayla oluşturulan randevuların önüne geçilir.

Randevu oluştuğunda müşteriye otomatik onay SMS'i gider. Müşteri daha sonra "Randevularım" ekranından randevusunu görebilir, sizin belirlediğiniz süreye kadar iptal edebilir veya başka bir saate taşıyabilir. Siz de tüm bu hareketleri panelden anlık görürsünüz.

Online randevunun genel mantığını merak ediyorsanız online randevu sistemi sayfasına ve online randevu sistemi nedir yazısına göz atabilirsiniz.

Adım adım kurulum: ilk 30 dakika

1. Hizmetleri gerçek süreleriyle yazın. Kesim, dip boya, komple boya, röfle, keratin ve fön gibi hizmetleri ayrı ayrı tanımlayın. "Ortalama 45 dakika" gibi tek bir süre kullanmak gün içinde çakışma üretir.
2. Ustaları ekleyin. Her ustanın çalışma günlerini, mesai saatlerini ve planlı izinlerini girin.
3. Usta–hizmet eşleşmesini yapın. Renk işini yalnızca belirli ustalar yapıyorsa o hizmeti sadece onlara bağlayın. Müşteri online randevuda yalnızca uygun ustaları görür.
4. Fiyatları belirleyin. Saç uzunluğuna göre değişen işlemler için başlangıç fiyatı yazabilir, randevu sırasında müşteriye özel fiyat girebilirsiniz.
5. Hatırlatma zamanlarını seçin. Örneğin 24 saat ve 2 saat önce. Örnek metinler için randevu hatırlatma SMS rehberine bakın.
6. İptal süresini belirleyin. Müşterinin randevusunu en geç ne zamana kadar iptal edebileceğini (örneğin 24 saat önce) ayarlayın.
7. Linki kendiniz test edin. Telefonunuzdan hizmet, usta ve saat seçerek bir randevu alın; ardından iptal edip yeniden planlayın.
8. Linki paylaşın. Instagram biyografisine, WhatsApp mesajlarına ve Google işletme profilinize ekleyin. Pratik öneriler için Instagram'dan online randevu alma yazısını okuyabilirsiniz.

Kuaföre özel ipuçları

Boya, fön ve uzun işlemlerin süresi

Boya gibi işlemlerde müşterinin koltukta beklediği süre ile ustanın aktif çalıştığı süre farklıdır. Yine de takvimde güvenli olan, hizmetin toplam süresini girmektir. Süreyi hesaplarken temizlik ve hazırlık için birkaç dakikalık payı hizmet süresinin içine katın; böylece bir işlemin uzaması sıradaki müşteriyi zincirleme etkilemez.

Fön veya kesim gibi kısa işleri, uzun bir boya işleminin arasına sıkıştırmak istiyorsanız bunu ustanın tercihine ve deneyimine göre panelden manuel planlamak daha güvenlidir.

Usta seçimi ve sadık müşteri

Birçok müşteri belirli bir ustayla çalışmak ister. Online randevuda usta seçimini açık tutmak bu bağı korur. Usta izindeyse takvimde o günler kapalı görünür ve müşteri başka bir gün seçer ya da farklı bir ustayı tercih eder.

Kapıdan gelen (randevusuz) müşteriler

Kuaförlerde randevusuz gelen müşteri hâlâ önemli bir paydır. Bu müşterileri de resepsiyon veya usta panelden hızlıca takvime eklemelidir. Böylece o saat online randevuda dolu görünür ve aynı saate ikinci bir müşteri yazılmaz. Gün sonunda kimin ne kadar iş yaptığını görmek de kolaylaşır.

Müşteri kartında boya formülü

Kullanılan boya numarası, oksidan oranı, hassasiyet bilgisi veya müşterinin sevmediği uygulamalar müşteri kartındaki notlara yazılabilir. Usta değişse bile bir sonraki randevuda aynı sonuç elde edilir.

Takvimi gün başında okuyun

Günlük görünümde ustalar yan yana sütunlar halinde görünür. Sabah bu ekrana bakmak, boşlukları ve yoğun saatleri önceden fark etmenizi sağlar. Masaüstünde bir randevuyu sürükleyip başka ustaya veya saate taşıyabilirsiniz.

Bayram, düğün sezonu ve yoğun günler

Bayram öncesi, düğün sezonu ve cumartesi günleri kuaförlerde talep birkaç kat artabilir. Bu dönemlerde gelin saçı veya topuz gibi uzun işleri önceden ayrı hizmet olarak tanımlamak ve ilgili ustaların izinlerini erkenden kapatmak işinizi kolaylaştırır. Haftalık ve aylık görünüm, yoğun dönemin genel resmini görmek için kullanışlıdır.

Ustaların kendi gününü görmesi

Ustalar mobil uygulamadan kendi randevularını takip edebilir. Böylece resepsiyona sürekli "sıradaki kim?" diye sormadan günü planlarlar. Resepsiyon rolündeki çalışan ise tüm takvimi yönetebilir.

Sık yapılan hatalar

• Süreleri olduğundan kısa yazmak: Takvim dolu görünür ama ustalar sürekli gecikir.
• Tüm ustaları her hizmete açmak: Renk uzmanı olmayan ustaya boya randevusu düşebilir.
• Kapıdan gelen müşteriyi takvime girmemek: Online randevuda boş görünen saat aslında doludur.
• Online randevuyu açıp SMS'i kapatmak: Onay ve hatırlatma olmadan müşterinin randevuyu unutma ihtimali artar. Konuyla ilgili randevuya gelmeyen müşteriler yazısına bakabilirsiniz.
• Linki yalnızca bir kez paylaşmak: Link, profil ve mesaj şablonlarında kalıcı olarak yer almalıdır.

Sık sorulan sorular

Kuaför randevu yazılımı nasıl kurulur?

Hizmetleri ve sürelerini, ustaları ve çalışma saatlerini girdikten sonra online randevu linkinizi test edip paylaşmanız yeterlidir. Temel kurulum çoğu salonda kısa sürede tamamlanır.

Müşteri randevu alırken ustasını seçebilir mi?

Evet. Müşteri önce hizmeti, ardından o hizmeti veren ustalardan birini ve uygun saati seçer.

Randevusuz gelen müşterileri nasıl takip ederim?

Resepsiyon veya usta randevuyu panelden manuel ekler. Böylece takvim güncel kalır ve online randevuda aynı saat başkasına açılmaz.

Müşteri randevusunu kendisi iptal edebilir mi?

Evet, "Randevularım" ekranından iptal edebilir veya başka saate taşıyabilir. Bunu yalnızca sizin belirlediğiniz süreye kadar yapabilir; örneğin randevudan 24 saat öncesine kadar.

Kuaför randevu yazılımı ücretli mi?

Logitrix Appointment'ta aylık Başlangıç planı 299 TL'dir ve 2 personel ile ayda 50 SMS içerir. Daha fazla usta çalışan salonlar için Profesyonel (499 TL, 10 personel) ve Premium (999 TL, sınırsız personel) planları bulunur. Önce 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.

Kuaför salonu yönetim programı ile randevu sistemi aynı şey mi?

Randevu sistemi takvim ve online rezervasyona odaklanır. Kuaför salonu yönetim programı ise buna ek olarak paket, tahsilat, stok ve raporları kapsar. Bu tarafı salon yönetim programı yazısında ayrıntılı anlattık.

Sonuç

Kuaför randevu sistemi telefonu tamamen ortadan kaldırmaz ama "hangi saat boş?" trafiğini ve yanlış yazılan randevuları belirgin biçimde azaltabilir. Gerçek süreler, usta–hizmet eşleşmesi, randevusuz müşterilerin takvime işlenmesi ve düzenli SMS hatırlatma birlikte uygulandığında takvim güvenilir hale gelir.

Kuaförlere özel hazır yapıyı kuaför sektör sayfasında inceleyebilir, kendi salonunuzda denemek için 14 gün ücretsiz hesap açabilirsiniz.